Organizando a informação

 

 POR QUE ORGANIZAR ?

Depois de admitir o que não sabe, você pode concentrar-se em decifrar o índice, que funciona como um mapa. É ele que lhe dá o sentido do todo. As vezes é explícito, mas frequentemente é implícito e requer atenção.Tentar penetrar numa informação sem uma noção de sua estrutura é como ir a uma biblioteca e procurar nas prateleiras por um determinado livro sem nenhuma referência. Tendo uma idéia de como  o todo é organizado, você reduzirá a frustração de procurar uma agulha num palheiro. Mesmo que só precise da agulha, convém saber como o palheiro é organizado.

2-                Os cinco cabides definitivos.

As formas de organizar informação são finitas. Ela só pode ser organizada por: (1) categoria, (2) tempo, (3) localização (4) alfabeto, (5) sequência. Estas formas são aplicáveis a quase qualquer projeto desde as suas pastas de arquivo pessoal até as empresas multinacionais. Elas constituem o arcabouço da organização de relatórios anuais, livros, conversas, exposições, catálogos, convenções e até de depósitos.

A informação pode ser infinita, mas as formas de estruturá-los, não. E se você tiver onde ‘pendurar”a informação, ela se tornará muito mais útil. Sua escolha será determinada pela história que quer contar. Cada forma permitirá uma compreensão diferente. Dentro de cada uma existem muitas variações, mas reconhecer que as escolhas são finitas e limitadas torna o processo bem menos intimidativo.

Se você estivesse preparando um relatório sobre a indústria automobilística, poderia organizar os veículos por modelo ( categoria ), ano ( tempo ), local de fabricação  (localização ), ou nota de avaliação das revistas especializadas ( sequência ). Em cada uma das classificações, poderia listá-los alfabeticamente. Sua escolha dependeria do que quisesse estudar ou transmitir sobre indústria. Se desejasse descrever os diferentes tipos de automóveis, sua organização primária seria provavelmente por categoria: conversíveis, de passeio, com tração nas quatro rodas etc. Você talvez quisesse depois organizar sequencialmente, do mais barato para o mais caro. Desejando examinar a situação das concessionárias, iria provavelmente organizar primeiro pela localização e depois pelo número, ou sequência, de veículos vendidos.

Estabelecidas as categorias, a informação sobre veículos torna-se facilmente recuperável. Cada forma de organizar irá permitir uma compreensão diferente; cada uma se presta a diferentes tipos de informações; e cada uma apresenta certas limitações tranquilizadoras que ajudarão a tornar mais fáceis as escolhas sobre a apresentação da informação.

Categoria. Refere-se à organização dos bens. Lojas de varejo são normalmente organizadas desta forma, por tipos diferentes de mercadoria, ou seja, artigos de cozinha em um departamento e roupas em outro. A categoria pode significar diferentes modelos, diferentes tipos ou até mesmo perguntas a serem respondidas, como num folheto dividido em perguntas sobre uma empresa. Este modo presta-se bem para organizar itens de importância similar. A categoria é bem reforçada pela cor, ao contrário dos números, que possuem valor intrínseco. 

Tempo. O tempo funciona melhor como um princípio de organização para eventos que ocorrem em intervalos fixos, tais como convenções. Também tem sido usado criativamente para organizar lugares, como na série de livros Um dia na vida ( de um determinado país ). Funciona com exposições, museus e histórias, seja de países ou empresas.. O tempo é uma estrutura facilmente compreensível a partir da qual observar e fazer comparações.

Localização. É a forma natural a escolher quando você está tentando examinar e comparar informação vinda de diferentes fontes ou locais. Se estiver envolvido com um ramo industrial, por exemplo, pode interessar-lhe o modo como ele se distribui pelo mundo. Médicos usam as diferentes localizações no corpo como argumentos para estudar medicina.

Alfabeto. Este método presta-se muito bem para grandes conjuntos de informação, como as palavras de um dicionário ou os nomes de uma lista telefônica. Como a maioria decorou as letras do alfabeto, a organização alfabética da informação funciona quando o público ou os leitores abrangem um amplo espectro da sociedade que talvez não admitisse a classificação por outra forma, como categoria ou localização.

Sequência. Organiza os itens por ordem de grandeza ― do menor ao maior, do mais barato ao mais caro ―, de importância etc. É o modo ideal quando se deseja conferir valor ou peso à informação, querendo usá-la para estudar algo como um setor industrial ou uma empresa.