Em qualquer que seja a tarefa do administrador ou do professor ele está quase diariamente em posição de ter que solucionar problemas.

             Especialmente nos dias atuais em que são discutidos e implantados os conceitos e idéias de Reengenharia e Gerência de Qualidade Total, não é possível implantar tais conceitos sem que se tenha uma metodologia. O objetivo desta apostila é resumidamente expor a metodologia de solução de problemas que vem sendo usada nos projetos de Reengenharia ou Gerenciamento de Qualidade Total.

            O leitor vai observar que o texto está sempre se referindo a “Equipe”. Com isso tenciona-se destacar que a  atividade de solução de problemas não deve nunca ser individual mas sim um trabalho de Equipe, uma atividade grupal e interdisciplinar.

 

 

Ação básica da Equipe

Pergunta básica a ser respondida

¬      Conhecer o problema

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O que é o problema?

·       definir claramente a sua natureza;

·       identificar os atores envolvidos;

·       especificar os maiores estragos causados pelo problema e

·       descrever em que situações ele ocorre.

           

·       obter evidências (coleta de dados);

·       ouvir pessoas que detêm informações sobre o mesmo e

·       verificar opiniões, sentimentos e valores que estão em jogo.

 

­    Levantar alternativas de   solução

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Como o problema pode ser resolvido?

 

 

·       parar para pensar;

·       analisar idéias e sugestões e

·       estudar e descobrir saídas.

 

·       criatividade e imaginação;

·       um grupo de pessoas debruçadas sobre o problema e

·       a utilização de técnicas e instrumentos para gerar e organizar idéias, tais como Brainstorming e Diagrama de Causa e Efeito.

 

1^o - Esta reflexão é busca de possíveis respostas para o problema é  importante para evitar os resultados indesejáveis de uma conclusão precipitada.

2^o - Uma alternativa a ser examinada consiste em não fazer nada (deixar como está).

 

® Analisar as alternativas de solução

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Quais são as consequências de cada alternativa de solução levantada?

 

 

·       estudar as relações entre os resultados prováveis e os custos para a Organização e

·       verificar se e como cada solução afeta outras atividades em andamento (do próprio Setor ou de outros Setores da Instituição).

 

¯ Selecionar a melhor alternativa de solução

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Qual é a melhor solução para o problema?

 

 

·       A solução final para resolver o problema, irá exigir tanto uma ponderação cuidadosa quanto a utilização de esquemas e critérios adequados de julgamento.

·       Para aumentar a racionalidade e diminuir o risco, é fundamental que a escolha da melhor alternativa decorra de uma decisão participativa e compartilhada pelos diferentes setores envolvidos no problema e seja levado à consideração final do(a) Diretor(a) da Escola.

 

°        Divulgar a solução final aprovada

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Como informar a todos sobre a solução final?

 

 

·       A comunicação clara, aberta e transparente, para todas a as pessoas afetadas pela solução escolhida, abrange a explicação adequada sobre a solução final, seus desdobramentos e possíveis consequências.

·       As informações podem chegar ao seu destino tanto através de reuniões, como também via documentos escritos.

·       Esta divulgação é fundamental para se obter a compreensão e apoio de todas as partes interessadas, estabelecendo as bases necessárias para o sucesso da execução.

 

±     Implantar a solução final

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Como garantir a execução da solução final?

 

 

·       Para colocar em efeito a solução final é conveniente que se elabore um plano e se realize uma experiência inicial (sempre que possível).

·       O sucesso desta implantação vai depender tanto da cooperação de todas as partes envolvidas quanto da estratégia empregada para colocar a solução final em funcionamento.

 

²       Avaliar a implantação da solução final

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Como vai indo a execução da solução final?

 

 

·       acompanhar, controlar e avaliar a efetivação da solução final;

·       identificar problemas imprevistos e

·       buscar novas soluções para corrigir os erros detectados.