Gilberto  Teixeira  (Prof.Doutor FEA/USP)

Como um profissional responsável pela implantação de um projeto de e-Learning em sua organização pode navegar por este mar de fornecedores e optar pelas tecnologias, pela estratégia e pelos serviços mais adequados?

Para poder determinar os serviços que o seu projeto irá demandar, é necessário primeiro definir a estratégia e os objetivos do projeto de e-Learning. Comece estudando a implantação de projetos em outras organizações, e tente descobrir sucessos e fracassos. Tenha certeza que não existem outras iniciativas de e-Learning na mesma organização, e caso existam, coordene a unidade de todos os departamentos em torno de um único projeto. Não será difícil que você detecte que departamentos como TI ou marketing já tenham contratado serviços de e-Learning - ou que tenham planos para tal. Procure por oportunidades de parcerias e pela possibilidade de compartilhar custos entre departamentos.

Abaixo estão os principais serviços que uma empresa pode precisar durante a implementação de uma estratégia de e-Learning:

Geralmente é considerado como a espinha dorsal de um projeto de e-Learning. Trata-se de um sistema que irá centralizar as funções e os processos de aprendizagem, registrando os passos de cada usuário, estatísticas de desempenho e todos os cursos em formato eletrônico.

 

São cursos considerados de prateleira, pois possuem uma abordagem única e são acessados através de um browser via intranet ou Internet. São cursos prontos e que tratam os assuntos de uma forma mais ampla - sem considerar processos específicos da organização (cursos não customizados).

 

Os conteúdos customizados são certamente um dos mais difíceis serviços a serem contratados, além de parte crítica do projeto. Algumas organizações ainda preferem desenvolver seus cursos internamente mantendo equipes especializadas. Ao contratar um fornecedor para este tipo de serviço, é preciso avaliar o nível de planejamento instrucional oferecido, as capacidades da equipe de design e as habilidades técnicas dos envolvidos.

 

Embora a colaboração síncrona possa ser realizada através de ferramentas como o bate-papo ou a teleconferência, uma nova geração de soluções surgiu recentemente com recursos que permitem a áudio e a vídeo-conferência e o compartilhamento de aplicativos via web.

 

Muitos projetos incluem serviços de informação voltados para cada departamento, ou cada pessoa dentro da organização. Consiste em fornecer automaticamente informações diárias sobre um determinado mercado ou informações que sejam importantes para as atividades de um determinado funcionário. Podem incluir: boletins de notícias, e-newsletters, fóruns de discussão, etc.

 

Estes serviços geralmente são oferecidos a públicos envolvidos em treinamentos de TI, auxiliando os profissionais técnicos a prestarem o atendimento e o suporte devido aos participantes. Estes serviços ainda são relativamente recentes para diversos mercados.

 

Trata-se de ferramentas internas que coletam, armazenam e distribuem informações de toda a empresa.

 

Permitem que a organização identifique habilidades e conhecimentos disponíveis na própria empresa, e podem tanto trabalhar independentemente como integradas a sistemas de RH e ou LMS´s.

 

Estas soluções permitem que seja gerenciada a circulação, e a impressão de documentos, a importação e a exportação de dados, e permite que um catálogo com estas informações, seja publicado na Internet ou em uma intranet. Um LMS pode apresentar recursos semelhantes, ou pode ser necessário ter um sistema à parte que desempenha estas funções.

O processo de avaliação das funcionalidades das soluções é um processo complexo. Adicione a este processo as dificuldades de se definir as necessidades de sua organização. Apesar de soluções integradas garantirem menor tempo de implementação e maior rapidez para a obtenção das informações, a escolha de uma destas soluções envolve o comprometimento com os recursos disponíveis.

Outros pontos-chave a serem considerados são a longevidade da tecnologia e características do fornecedor. A empresa fornecedora está no mercado há quanto tempo? A tecnologia oferecida é viável, ou tornará necessário o investimento em ferramentas que irão requerer atualizações constantes? Evite que o sucesso de um projeto dependa do sucesso de um único fornecedor.

A seleção de um sistema gerenciador pode ser o ponto mais crítico de um projeto. A implementação de um sistema consolidado no mercado pode levar até 1 ano e custar de US$50,000 a US$ 1 milhão. Para estudar o mercado, primeiro defina as necessidades internas e depois solicite uma proposta (RFP). Além de funcionalidades e investimento considere também características como infra-estrutura, escalabilidade e manutenção em sua análise.

Em uma primeira etapa procure assistir a demonstrações de produtos. Depois tente conhecer mais sobre os fornecedores e clientes que já utilizam as soluções oferecidas. Certamente serão encontradas aplicações até então não identificadas em sua organização.

Em termos de custo, as licenças do software são somente parte do investimento. Todo projeto de e-Learning envolve serviços de consultoria, como análise e configuração técnica, treinamento de administradores e usuários, e marketing interno.

A melhor alternativa é focar inicialmente o projeto nas principais funções e soluções almejadas, deixando para implementar módulos complementares futuramente. Para reduzir custos e tempo de implementação, procure por soluções que exijam o mínimo de customizações. Para soluções customizadas, ou seja, adequadas aos processos da organização, o tempo de implantação e os custos inevitavelmente serão maiores.

Abaixo estão alguns dos principais pontos que devem ser considerados durante a fase de análise de uma solução tecnológica:

O sistema possibilita que usuários de localidades remotas possam utilizá-lo sem restrições?

A plataforma será integrada a algum sistema de RH, e deverá permitir que cursos de prateleira sejam realizados?

O valor do projeto inclui serviços de consultoria, treinamento e manutenção anual?

Futuras atualizações estão incluídas no contrato?

O valor inclui a adição de futuros usuários?

Além da tecnologia também se deve ter uma atenção especial com os outros componentes do projeto como conteúdos, marketing interno, gerenciador de competências, etc. É preciso ter em mente que tecnologias e fornecedores mudam muito rapidamente, e que é fundamental criar um relacionamento estratégico com fornecedores e envolver ao máximo todos os clientes internos de um projeto de e-Learning.